1、出口企业应持对外贸易经济合作部及其授权批准其出口经营权的批件、工商营业执照、海关代码证书和税务登记证于批准之日起三十日内向所在地主管退税业务的税务机关填写《出口企业退税登记表》（生产企业填写一式三份，退税机关、基层退税部门、企业各一份），申请办理退税登记证；
外贸企业购进的出口货物，外贸企业应在购进货物后按规定及时要求供货企业开具增值税专用发票或普通发票；其购进货物开具的增值税专用发票属增值税防伪税控系统开具的，退税（以国家实时政策为准）部门应要求外贸企业自开凭证之日起30日内办理认证手续。
2、没有进出口经营权的生产企业应在发生笔委托出口业务之前，需持委托出口协议、工商营业执照和国税税务登记证向所在地主管退税业务的税务机关办理注册退税登记。
3、出口企业退税税务登记内容发生变化时，企业在工商行政管理机关办理变更注册登记的，应当自工商行政管理机关办理变更登记之日起三十日内，持有关资料向退税机关申请办理变更税务登记，填写《退税登记变更表》（生产企业填写一式两份，退税机关、企业各一份）。
对在境内销售收取外汇的货物，如宾馆、饭店等收取外汇的货物等等，因其不符合离境出口条件，均不能给予退（免）税。
（3）必须是在财务上作出口销售处理的货物。出口货物只有在财务上作出口销售处理后，才能办理退（免）税。也就是说，出口退（免）税的规定只适用于贸易性的出口货物，而对非贸易性的出口货物，如捐赠的礼品、在国内个人购买并自带出境的货物（另有规定者除外）、样品、展品、邮寄品等等，因其一般在财务上不作销售处理，故按照现行规定不能退（免）税。
（4）必须是已收汇并经核销的货物。按照现行规定，出口企业申请办理退（免）税的出口货物，必须是已收外汇并经外汇管理部门核销的货物。
（五）除经批准属于进料加工复出口贸易以外，下列出口货物不免税也不退税：
1、一般物资援助项下实行承包结算制的援外出口货物；
2、国家禁止出口的货物，包括天然牛黄、麝香、铜及铜基合金（电解铜除外）白金等；
3、生产企业自营或委托出口的非自产货物。
国家规定不予退税的出口货物，应按照出口货物取得的销售收入征收增值税。
（六）贸易方式与出口退（免）税
出口企业出口货物的贸易方式主要有一般贸易、进料加工、易货贸易、来料加工（来件装配、来样加工）补偿贸易（现已取消），对一般贸易、进料加工、易货贸易、补偿贸易可以按规定办理退（免）税，易货贸易与补偿贸易与一般贸易计算方式一致；来料加工免税。