在保函有效期内，经办人要密切与担保银行的联系，随时向担保银行提供足以证明合同义务履行的文件、资料，要求逐步减少担保金额或注销担保金额。 如有的合同是一次性履行合同义务，当一次性的合同义务履行完毕后，经办人应尽快将有关文件送给担保银行，并声明拒绝招标人的任何索赔，必要时还可要求担保银行通知招标人或业主。如有的合同是多次履行合同义务的，则每履行完其中一项义务后，经办人就应当向银行提供一次文件（提单、发票、完工证书、验收证明等），并要求递减担保金额，以拒绝招标人对这一项义务的索赔。企业的业务部门和财务部门应密切配合共同完成这项工作，以防止或减少对外经济合同中产生的不必要纠纷和不应当承担的赔偿。
预付款保函（advance payment guarantee）承包人要求银行向业主(发包人) 出具的保证业主所支付的工程预付款用于实施项目的一种信用函件。投标人在中标后签订的合同中规定，承包人委托银行向业主出具的由业主按合同规定向承包人支付一笔工程预付款，及时用于实施项目的保证函件（即A委托B向C作出担保，担保内容是C按合同约定向A支付的预付款确实在用于项目的实施）。担保银行应为业主所接受。如承包人不履约，业主可凭保函向担保银行索赔。
预付保函又称还款保函（repayment guarantee）及退款保函，在贸易合同中还可以称为定金保函（down-payment guarantee）。在大额交易中，买方或业主在合约签订后的一定时间内预先需向供货方支付一定比例的款项作为执行合同的启动资金，由于该款项是对供货方在履约之前所作的预付，买方为了避免日后由于供货方拒绝履行义务或者无法履行义务，却不退款而无端遭到损失，通常要求供货方在买方预付之前的若干日内通过其银行开出预付保函，有银行作出承诺，一旦申请人未能履约或者是无法全部履约（不管这种行为是有意的或者是无意造成的），担保行将在收到买方提出的索赔后，向其返还这笔与预付金额等值的款项，或者相当于合约尚未履行部分相当比例的预付金额，使买方能够顺利的收回所预付的款项。
保函涉及四个方面的人，申请人（投标人）、办理人（担保公司）、担保人（银行）、受益人（招标方）。那么既然有了申请人、担保人、受益人，为什么还需要办理人呢？银行保函其实就是一张银行保证书，时银行作为保证人向受益人开立的保证文件，很多人想去办理银行保函，却不知道办理银行保函的流程，以及办理银行保函所需要的材料，接下来，我们将为大家解决这个问题。