塑料档案盒和纸质档案盒在使用时没有太大的区别,现在办公室用的档案盒多采用塑料的,比较干净,使用方便。而档案室用的还是纸质的居多,主要是顾虑塑料的档案盒可能会老化,其实现在的塑料寿命也很长了,完全可以用于档案管理。塑料盒更方便些,也更容易购买到。
机关部门对于办公用品的摆放较为严格,比如每个档案盒子上面的编号如果涉及过多,可以采用AA或者BB及CC这种样式打头的字母,后面加上具体的数字,这样根据档案的内容简明扼要的呈现出来。为了扩展业务需要,有时候也可能会设置一些空档编号,作为标记作用,这个时候根据实际需求,进行调整即可。
由于档案盒需要保存很久的时间,在办公用品中一般都会注重档案盒的材质,一般用无酸纸档案盒,无酸纸档案盒一般耐腐蚀性能都比较强,可以很好的保存文件,而且时间久了也不会出现表面粘腻,变质沾手,还可以防虫子或者灰尘的侵害。
档案盒既是归档文件的装具,也是固化盒内归档文件位序的载体。由于档案盒里一般是重要的文件,所以保护档案盒就等于保护文件,那么一般除了日常保养外,还需要学会档案盒排架。排架是纸质归档文件整理的尾巴环节,也是整个归档文件整理工作中很重要的一个环节,直接影响到档案实体管理和提供利用的效果。